对于供应商而言，制作一份完整而合格的投标文件需要耐心、细心。一般而言，招标文件中包括商务和技术两个部分。在这两部分中，大多数投标商都认为技术部分是关键，在项目中含金量比较大，而对投标书商务部分的细节关注不够，从而导致无效投标情况的发生。
投标文件中常常被忽略掉的细节有：
◇ 投标时间上存在出入——有些招标项目，就因为投标文件晚了2分钟而被拒绝；
◇ 对提交的资格文件忽视了核实有效期限；
◇ 对投标主体混淆不清；
◇ 没有仔细阅读招标文件规定的特别说明和无效标条款；
◇ 没有实质性响应招标文件的要求；
……
投标文件没有对“招标文件中标出的视为无效标的特别说明”进行实质性响应，会被视为无效标，如：
- 投标文件正本中没有法定代表人或被授权人的签字或签章；
- 投标人的资格不符合招标要求；
- 投标人未按招标文件上所要求的质保期、付款条件进行报价；
- 标书中不提供报价明细表（包括设备和安装材料等）；
- 投标设备的技术参数不满足招标要求；
- 投标人在投标书中对售后服务的说明（包括售后服务响应时间、服务内容、计划、培训、货物备品备件的供货和价格等）不作详细说明；
- 投标总价超过了财政预算批准资金的控制金额；
……
标书的这些非技术细节，往往决定了供应商投标时最终的命运。
质疑一：“有一家公司的标书本身就存在问题，还中了标。有问题的标书也能中标？”参与投标的三家公司代表异口同声地质问招标代理机构。
案例：在湖北蕲春县进行的客运出租车经营权招标现场，参与投标的三家公司发现，中标的湖北中发公司的标书和其它公司的在细节上有些不同。原来，其余四家投标公司在“城区禁麻补偿费用捐赠报价”备注一栏填写的都是“每年每车多少钱”，而中标公司填的却是“每车多少钱”。根据投诉人所提供的资料——在开标现场用照相机拍到的中标公司的标书，其中“开标报价一览表”的“城区禁麻补偿费用捐赠报价”备注一栏与招标文件相比，不仅单位少了一个“年”，而且新增了“45380×120台车”这一项作为补充。对此，蕲春县综合招投标中心的相关负责人表示：“这算是一个小疏忽，但不影响最终的结果。”招标单位蕲春县交通管理局副局长叶仕祥说：“我也知道这是一个非常低级的错误，但是实际上它没有影响实质性条款，没有产生资金上的歧义。”
反思：投标书应当符合、响应招标文件的要求，按照招标文件的格式，内容和要求来进行编制。在这个案件里，中标人投标书的编制不符合这个规定，应该属于无效投标。
质疑二：“招标文件的技术条款中要求所有投标文件的封皮、封底均为蓝色，夹页为白色。可是你们制作的投标文件只有封皮是蓝色的，封底为白色。因此，根据招标文件的规定，你们的投标无效。”招标代理机构的工作人员“指点迷津”。B公司仅仅由于封底颜色问题就与近千万的工程失之交臂。
案例：A市卫生局采购新医疗大楼建设工程投标时间即将截止时，一家外地建筑公司B的代表前来参加投标。商务标评比结束后，在总共的3个标段中，B公司名列第二标段和第三标段的第一名。然而在最后的评标结果中，B公司非但没有在中标候选人排序中找到自己的名字，还听到了一个令人难以置信的消息——由于技术部分没有满足招标文件的要求，B公司的投标被评标委员会判定为无效。
“我们究竟不符合哪一条技术条款要求？”B公司代表很困惑。当招标代理机构的工作人员指出是由于投标文件的封皮封底颜色不符合招标文件要求而被废标后，B公司大呼不合理。他们随即向招标代理机构发出质疑，随后又向采购监管部门提起投诉。
反思：值得关注的问题有两点：一、投标文件纸张颜色要求可以作为招标文件的技术条款吗？二、采购中对投标文件有必要进行纸张颜色的要求吗？ 对于问题一，第一种解释是如果招标采购项目是纸张或纸张印刷，那么纸张颜色就是无可争议的“技术条款”。但如果采购项目与考察纸张和印刷水平无关，将此作为技术条款就没有必要；第二种解释是，现在政府采购项目评标时越来越多地采取匿名形式，也就是投标文件上并不注明投标人的名字，仅标识出一个代号。评标专家针对投标文件内容进行评判并排出中标候选顺序后，再由采购代理机构把代号转换成投标人实名。在这种情况下，所有投标文件的纸张颜色及格式必须统一，否则就会被视为作弊。此时，把纸张颜色要求作为技术条款或实质条款是合理的。
但是，当采购内容与前面列举的两种例外情况无关时，在招标文件中把纸张颜色要求列为技术条款或实质条款是不规范的。这会成为“门槛条款”，成为个别采购人倾向性采购的工具，不应提倡。
质疑三：“投标人想展示实力，争取更大的认同度，我们都理解。可是制作一个投标书，最直接、最重要的‘内容’应该一目了然，不能让我们在这厚厚的一堆资料中大海捞针般地找啊。”不少专家谈到投标书时如是说。
案例：一次评标时，有一份投标文件整整150页，封面可以用“精美”来形容，产品的远照、近照、工作原理、内部结构、老板照片、广告等等全部包含在内，可是真正要看的内容，怎么找也找不到，而且也查不到精准的目录，页码也是乱标的。一位评标专家抱怨，这样的标书他经常遇到。
反思：据评标专家反映，遇到大项目，时间本来就紧张，要是遇到几份这样“自我感觉良好”的投标文件，花费的时间比起那些重点突出、一目了然的，往往多出几倍。既耗费时间，又增加了工作量，还容易产生纠纷。比如有些资质投标人具备了，可是它却藏在投标文件不经意地某个角落里，还得睁大了眼睛去找。
专家根据标书评标时，一般也就关注关键部分的内容，比如资质、产品性能、关键技术参数、相关认证资料等，宣传类的部分，意义不大，完全没有必要。
投标书的制作，应做到主要内容一目了然，避免让专家海底捞针。
质疑四：“确认不符又能怎么样呢？中标人得到了好处，采购中心也没被处罚，我们为此耗费了大量精力，又换回了什么？” ×厨房设备集团公司无奈地说。
案例：某食堂设备公开招标于9月20日举行开评标活动，×工贸有限责任公司成为预中标人。9月26日，×厨房设备集团公司对“预中标人的投标文件密封及技术规格偏离表的电子版未在递交投标文件时一并递交”提出了质疑。
9月30日，采购中心对质疑做出了答复：×工贸有限责任公司的投标文件没有按照招标文件的要求分包装订是事实，但评标委员会认为“供应商投标货物属同类产品，不需要分包装订。此项不属于实质性偏差，因此可以接受，且不影响供应商相对排序”，所以才继续对这3家供应商的投标文件进行评审；而技术规格偏离表的电子版递交问题，招标文件确实要求同时递交，预中标人也确实没有一并递交，但可以视为是投标人的补充文件，根据法律也是可以接受的。
×厨房设备集团公司对质疑答复不满，于10月8日下午向当地财政局提起投诉。财政局调查后，对投诉人提出的问题予以了支持，但处理决定却让投诉人大失所望——评标委员会继续对×工贸有限责任公司的投标文件进行评审，不符合招标文件的要求。鉴于本项目政府采购合同已经履行完毕，根据《政府采购供应商投诉处理办法》第十九条规定，决定如下：确认某区中小学教学技术装备管理站的教师及学生食堂设备项目的采购评标活动与《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第五十六条的规定不符。并没有给出相关处理意见。
反思：云南某律师事务所姜律师指出，虽然投标文件的装订并不能反映一个供应商的履约能力，但既然招标文件已经对投标文件的装订提出了明确要求，并作为实质性条款出现，那么，如果出现了投标人未按要求分装的情形，就应做无效标处理。招标文件规定了不按要求分包装订就属于“实质性偏差”，无论是否会影响供应商的相对排序，评标委员会都只能严格按照招标文件的要求做无效标处理，否则就是违法。
对于补充文件，法律专家认为：“招标文件要求一并递交，就应该一并递交。法律规定可以补充，但补充也应该符合招标文件的要求。”《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第三十二条的规定，投标人在投标截止时间前，可以对所递交的投标文件进行补充，修改或者撤回，招标文件要求需一并递交的东西被忘记时，选择的方式不应该是补充，而应选择撤回递交的部分，再把漏交的部分与撤回的部分一并递交。
上述投诉中，由于采购合同已经履行完毕，当地财政局只确定了采购活动与相应的法规不符，而没追究相关责任人，这种处理欠妥。根据《政府采购供应商投诉处理办法》第十九条第三款的规定，政府采购合同已经履行完毕的，不仅仅是“决定采购活动违法”，“给采购人、投诉人造成损失的”，还应“由相关责任人承担赔偿责任”。这不仅能对相关责任人起到惩戒作用，还能在投诉人在得到应有补偿的同时，彰显法律的公平与公正。
质疑五：“给未写入招标文件的‘赠送’项给予加分，造成了招标结果的不公平。”某投标商对此提出了投诉。
案例：某省公安厅委托政府采购中心采购一套专业用显微镜，经过评审，最后确定了两个预中标供应商，其中最低价供应商与次低价供应商提供的价格相差4000元人民币，但是次低价供应商赠送的产品软件远远不止4000元人民币，最终该项目确定性价比高的次低价供应商中标。
反思：赠送条款并未写入招标文件内容，评审时就不应予以考虑。在《政府采购法》和《政府采购货物和服务招标投标管理办法》中，都没有关于供应商赠送条款方面的相关规定。潜在供应商如果在投标文件中明确标明有关赠送条款的内容，或者响应了招标文件，那么供应商的赠送行为是合法的。但是，如果潜在供应商提出的赠送行为是在招标之前或者招标之后，那么就有可能构成商业贿赂行为，这就违反了《政府采购法》的公平公正原则。由此可见，假如供应商出于好意而赠送，却不了解赠送的程序和规则，那么在实际情况中很容易构成商业贿赂行为，到时“哑巴吃黄连，有苦说不出”。
给提供赠送条款的供应商加分，从客观上扰乱了政府采购市场秩序，不符合《政府采购法》关于促进廉政建设的法定精神，因此“赠送”不能作为评标加分的依据。对于供应商的赠送行为，福建省财政厅还曾专门下发了文件，明确指出供应商赠送条款不予加分。
但也有例外，在比如保险类的服务项目招标中，如果招标文件有涉及赠送条款的规定，供应商在投标文件中列出了一些赠送项目，那么在评分时就可以予以加分。但在通常条件下，赠送条款只是当作优惠条件考虑而不给予加分。一般情况下，不鼓励赠送行为，如果要考虑，就必须要明确写在招标文件中。
质疑六：“为了这次投标，我们披星戴月，全力以赴，没想到最后却因为密封的问题把参与评标的资格给丢了。” 供应商感到十分委屈。
案例：某市市、县联动办公自动化设备协议供货开标仪式举行前，投标商们按照招标文件的要求对投标文件进行密封后送达。采购中心在招标文件中要求供应商把开标一览表和投标文件分开密封。不仅如此，每包10万元的投标保证金还要一并放入装有开标一览表的密封袋，不能分别放在每包投标文件里。
开标时，意外发生了——有两家供应商只有投标文件的密封袋，却不见开标一览表的密封袋。经过现场询问才得知，这两家供应商并非忘记提交开标一览表，而是没有仔细阅读招标文件的“投标人须知”，把开标一览表、投标保证金和投标文件密封在了一起。为保证招标的公平性，采购中心宣布这两家供应商的投标为无效投标。
反思：投标文件密封要求严格，究竟是为了什么？“密封最主要的作用是保证投标的公平，让所有投标人在开标前都处在同一起跑线。一旦供应商对当次投标的承诺泄密，极有可能被他人利用，功亏一篑。”中招国际招标公司副总经理胡杰说，“同时，这也是对投标供应商的一种长久保护。因为在投标文件中，可能含有供应商的多个商业秘密，而投标人之间又是商场对手，一旦商业秘密外泄，损失将是巨大的。”
那么，投标文件的密封要求越严格越有利于采购吗？对招标文件的密封要求严格，密封的尺度应该在能够保证招标文件内容不外泄即可。保护供应商的初衷是对的，但是不要过度拘泥于形式而给供应商带来麻烦。
质疑七：“评标专家要是较起真来，就很难收场了。”一位在招标公司工作的朋友提起了一件由评标专家引起的郁闷事。
案例： 10月23日，某公司就其所需软件系统招标。为了让更多的供应商参与竞争，招标公告发布的范围扩大了，时间延长了。截至投标截止时间，该公司收到了58份投标文件。
11月27日下午，评标活动开始。但令人意想不到的是，评标活动才进行了31分钟，就不得不废标了。而问题竟然出在招标文件对行间距的要求上。
原来，评标专家们看到招标文件中对行间距的要求作了特别强调，因此就格外注意。在评标中特意让招标公司的工作人员找来游标卡尺。在审查投标文件时，第一关就是拿游标卡尺量行间距是否符合招标文件的要求，不符合的马上就判为无效投标文件。测量的过程中，竟然有56家供应商的投标文件行间距都为单倍行距，仅两家投标人符合要求。于是根据招标文件的规定，此次采购因合格投标人不足3家而废标。
反思：这位朋友感慨地说：“专家严谨是好事，以后我们在制作招标文件时得反复推敲，认真琢磨哪些东西该强调，哪些条件可以忽略……”。
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